按計劃行事制訂活動統籌安排時，要拿出日歷，從活動舉辦日期之前開始計劃起，規定何時完成何事。近乎失敗的活動事例不勝枚舉。有一次活動中，活動安排表與標牌到了后時還在進行變更，而且沒有及時送到活動現場;另一次活動中，活動安排表已經發下去，宣傳插頁才剛剛送達;還有一次活動中，印有活動標記的T-恤拿到現場的時候竟是剛剛從廠下線的——包裝盒打開后還依然散發著印刷時留下的蒸汽。所有這些細節都會令活動嘉賓感到活動的組織毫無條理性。凡此種種，只說明了一點：活動策劃不周、協調不力設置嚴格的截止時間活動要素中必須設置嚴格的截止時間，否則，你將突然領略多米諾骨牌效應的威力。原本一件不起眼的小事，卻會產生難以想象的重大影響。一次籌款活動中，組織方在后關頭決定改變座位的安排次序，導致自己沒有時間來進行后的檢查。結果是漏洞百出，場面尷尬：同一張桌子安排給了兩家贊助商，結果不得不為他們再安排另一張子，而到場的重要嘉賓只得站著等。由于沒有規定要準備額外的桌布和擺飾，這張桌子和其他桌子相比，就難免顯得另類。后時刻改變座位安排，自己就不會有足夠的時間核查自己對座位次序安排所做的調整。提前做好一切基工作在與客戶、供應商以及一線策劃人員進行前期會面之前，就應該將一切都安排妥當。前期會面按照計劃應該安排在設備的搬入和安裝之前進行，以便所有的參與者都有時對相關細節做后的檢查，找出本來可以預見到，但由于物流方面的疏忽所導致的一些紕漏。你希望活動當天所有人都有良好的精神風貌，處于佳狀態，發揮出好水平，功地協調和執行活動的每個環節，你不希望他們到了后關頭還在四處張羅本該早已做好的基礎工作。